Le manuel qualité : il décrit la politique de l'entreprise en matière de management de la qualité et la structure du système. Il permet la communication externe et interne.
Les procédures : elles formalisent un ensemble de règles et d'actions pour obtenir un résultat défini. Elles définissent précisément qui fait quoi, comment, où et pourquoi.
Les instructions de travail : on retrouve ici les protocoles de travail et autres mode opératoires (consignes...) qui codifient dans le détail les opérations à mener.
Les enregistrements : ils ont pour fonction de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité.
Par exemple : manuel qualité, procédures « maitrise des documents » qui font tous deux parties des exigences documentaires de l’ISO 9001, protocoles d’acquisition d’un examen PET,
- Diffusion contrôlée et qui s’en charge ?
La version 2015 de la norme ISO 9001 demande que« l’Information documentée soit disponible, distribuée, accessible, utilisable, stockée, protégée et lisible en plus de la maîtrise des modifications, la conservation et l’éliminations de celles-ci. »
Le responsable qualité ou dans notre cas le cadre du service est chargé de «trouver un moyen de rendre l’information documentée accessible et utilisable par toutes les personnes concernées, et sur tous leurs lieux de travail. » il doit aussi s’assurer que les personnes concernées sont au courant de l’existence de ces documents et qu’ils en ont pris connaissance.
Le responsable qualité s’assure également qu’ils utilisent toujours la dernière version à jour du document.